Projektbericht zur IT-Beratung bei der Gründung einer psychotherapeutischen Praxis
Ich freue mich immer besonders, wenn ich meine Kund*innen umfangreich bei der Umsetzung ihrer Ziele beraten und unterstützen. Aus diesem Grund war die Begleitung einer Praxisgründung für mich besonders interessant. In diesem Projektbericht möchte ich daher davon berichten, wie ich als IT-Berater und Webentwickler eine Psychotherapeutin bei der Gründung ihrer Praxis unterstützt habe.
Auswahl eines Praxisverwaltungssystems für eine psychotherapeutische Praxis
Da ein geeignetes Praxisverwaltungssystem (PVS) entscheidend für den reibungslosen Ablauf einer psychotherapeutischen Praxis ist, haben wir uns direkt zu Beginn der Zusammenarbeit mit der Auswahl eines passenden PVS beschäftigt. Gemeinsam haben wir uns intensiv mit den verschiedenen Optionen auseinandergesetzt, ihre Vor- und Nachteile abgewogen und schließlich ein Praxisverwaltungssystem ausgewählt, das den Bedürfnissen meiner Kundin entsprach und sie bei der Verwaltung ihrer Termine, Patient*innendaten und Abrechnungen vollumfänglich unterstützt. Besonderes Augenmerk haben wir außerdem auf die Zukunftsfähigkeit des Systems in Bezug auf neu hinzukommende digitale Gesundheitsanwendungen wie eArztbrief oder KIM gelegt sowie auf die Möglichkeit eines unkomplizierten und wartungsarmen Telematik-Anschlusses.
Entwicklung eines robusten IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzepts
Im Gesundheitswesen ist der Schutz sensibler Patient*innendaten von größter Bedeutung. Daher stand nach der Auswahl des PVS im nächsten Schritt die Konzeption der IT-Sicherheit und des Datenschutzes in der psychotherapeutischen Praxis im Vordergrund. Ich habe in Zusammenarbeit mit meiner Kundin ein für ihre Praxis passenden IT-Sicherheitskonzept entwickelt, was unter anderem die Anforderungen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) an die IT-Sicherheit in Praxen erfüllt, sodass die Patient*innendaten bestmöglich vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Neben dem technischen Datenschutz ist es für Praxen genauso wichtig, die organisatorischen Vorgaben der DSGVO für Psychotherapeuten und Psychotherapeutinnen einzuhalten, sodass wir ebenfalls ein entsprechendes Datenschutzkonzept und die von der DSGVO geforderte Dokumentation erstellt haben.
Auswahl und Einrichtung von Hardware und Software
Nachdem durch die Entwicklung des IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzeptes die Grundlage gelegt war, konnte darauf aufbauend nun die entsprechende Hardware und Software ausgewählt, installiert und eingerichtet werden.
Einrichtung des Praxisnetzwerkes
Ein zuverlässiges und sicheres Netzwerk ist das Rückgrat jeder modernen psychotherapeutischen Praxis. Vor diesem Hintergrund habe ich für die Praxis passende Netzwerkkomponenten ausgewählt und das Praxisnetzwerk sorgfältig konfiguriert und optimiert, um eine stabile Verbindung zu gewährleisten und gleichzeitig sicherzustellen, dass sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Durch die Nutzung von Firewalls, Antivirensoftware und regelmäßigen Sicherheitsupdates werden sicherheitskritische Schwachstellen minimiert und das Risiko von Cyberangriffen deutlich reduziert.
Auswahl und Konfiguration der Endgeräte
Um einen reibungslosen Arbeitsalltag in der Praxis zu gewährleisten, habe ich meine Kundin bezüglich passender Geräte wie Computer, Telefon, Smartphone, Drucker, etc. beraten und die ausgewählten Geräte installiert, eingerichtet und in das vorhandene Netzwerk eingebunden. Bei der Einrichtung habe ich natürlich wieder besonders auf die Umsetzung der Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen geachtet. Die Installation von Fernwartungslösungen sorgt dafür, dass ich meiner Kundin auch in Zukunft unkompliziert bei auftretenden Problemen helfen kann und die Arbeitsfähigkeit schnell wieder herstellbar ist.
Implementierung verschlüsselter E-Mail-Kommunikation
E-Mails sind aus dem Kommunikationsalltag – auch in Praxen – nicht wegzudenken. Gleichzeitig stellen Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO und Aufsichtsbehörden sehr hohe Anforderungen an die Kommunikation von Gesundheitsdienstleister*innen mit ihren Patient*innen. Damit meine Kundin den hohen Anforderungen gerecht werden kann, habe ich für sie die Möglichkeit der verschlüsselten E-Mail-Kommunikation eingerichtet, sodass die Sicherheit in der Kommunikation mit den Patient*innen gewährleistet werden kann.
Onlineauftritt und Außendarstellung
Parallel zu den bereits beschrieben Tätigkeiten habe ich meine Kundin bezüglich eines einheitlichen Onlineauftritts und der passenden Außendarstellung beraten und beides für sie umgesetzt.
Logo für die psychotherapeutische Praxis
Ein ansprechendes und passendes Logo bietet die Grundlage für die einheitliche Außendarstellung der Praxis. Gemeinsam haben wir ein Logo entwickelt, das die wichtigen Elemente der Psychotherapie abstrakt widerspiegelt und gleichzeitig professionell und ansprechend wirkt. Zusätzlich zum Logo wurde ein einheitliches Konzept aus Farben und Schriftarten (Corporate Design) entwickelt, mit dem die Praxis nach außen dargestellt wird.
Praxiswebseite und ergänzender Online-Auftritt
Um als Psychotherapeutin von potenziellen Patient*innen im Internet gefunden zu werden, ist ein guter Online-Auftritt entscheidend. Daher habe ich für die psychotherapeutische Praxis eine Webseite erstellt, die Patient*innen alle wichtigen Informationen zur Kontaktaufnahme, Terminvereinbarung und Ablauf der Therapie übersichtlich und ansprechend zur Verfügung stellt. Ergänzend dazu habe ich ein Konzept aus Google-Business-Eintrag und Einträgen in Suchmaschinen für Ärzt*innen entwickelt und umgesetzt, sodass meine Kundin im Internet optimal auffindbar ist.
Einheitliche Praxisdokumente
In der Schlussphase vor der Praxiseröffnung habe ich meine Kundin bei der Erstellung von einheitlichen und aufeinander abgestimmten Praxisdokumenten wie Behandlungsverträgen, Einwilligungen, Anamnesebögen und Terminkarten unterstützt. Dabei habe ich neben einer einheitlichen Darstellung im Speziellen auf die Optimierung der Abläufe geachtet. So wurden beispielsweise alle Dokumente mit entsprechenden Formularfelder erstellt, die von den Patient*innen bequem am Computer ausgefüllt können, um die Medienbrüche in den Abläufen möglichst zu reduzieren. Die Erstellung von Praxisschild oder Stempel rundeten meine Dienstleistungen an dieser Stelle ab, sodass meine Kundin voll ausgestattet in den Praxisalltag starten konnte.
Weitere Zusammenarbeit
Nach der erfolgreichen Gründungsphase unterstütze ich meine Kundin nun im laufenden Betrieb ihrer Praxis mit meinen Dienstleistungen, beispielsweise bei Fragen zur Bedienung des Praxisverwaltungssystems. Durch die gründliche Planung in der Gründungsphase ergibt sich glücklicherweise aber nur sporadischer Bedarf, sodass sie sich voll auf die Behandlung ihrer Patient*innen konzentrieren kann.
Das sagt meine Kundin
Ich bin sehr froh, dass ich auf die Beratungen und Dienstleistungen von Fabian im Rahmen meiner Praxisgründung zurückgegriffen habe. Seine umfassende Unterstützung war immer wieder sehr hilfreich und bereichernd. Besonders, dass ich einzelne Aufgaben komplett abgeben konnte und mir der hervorragenden Erledigung sicher sein konnte, haben meine eigenen Ressourcen im Gründungsprozess enorm geschont, sodass ich diese an anderer Stelle einsetzen konnte.
Vielen Dank für die wunderbare Unterstützung und ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit!
Fazit
Die Begleitung der Gründung einer psychotherapeutischen Praxis war für mich ein spannendes und bereicherndes Projekt in dem ich meine domänenspezifischen Kenntnisse zum Gesundheitsbereich noch einmal erweitern konnte.
Wenn auch Sie Interesse an einer Zusammenarbeit – beispielsweise im Rahmen einer Praxisgründung – haben oder wenn Sie mehr über meine Leistungen erfahren möchten, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren. Ich freue mich darauf, Ihnen dabei zu helfen, digitale und technische Herausforderungen zu meistern und Ihre Praxis oder Ihr Unternehmen zu unterstützen.